Vorstandsassistent*in (w/m/d)

Wir verbinden Menschen, Orte und das Leben. Und somit schaffen wir Anschluss für jede*n.

Das ist nicht nur unser Beweggrund, sondern was unsere Arbeit im Kern ausmacht.

Täglich befördern wir ca. 270.000 Menschen durch Düsseldorf, Mettmann, Krefeld und Neuss und sorgen dafür, dass Sie verbunden bleiben.

Bereit für eine Aufgabe mit Sinn und Wirkung? Dann kommen Sie zu uns – und geben mit uns gemeinsam Anschluss!

Vorstandsassistent*in (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

Sie verantworten das operative Kalender- und Terminmanagement des Vorstands und stellen eine vorausschauende sowie strategisch ausgerichtete Planung sicher
Eigenständig priorisieren, koordinieren und lösen Sie Terminkonflikte und sorgen für Transparenz in komplexen Themen- und Gremienstrukturen
Die Organisation und Koordination interner und externer Termine liegt in Ihrem Verantwortungsbereich; dabei unterstützen Sie professionell bei der inhaltlichen Vorbereitung
Sie stellen die Einhaltung von Fristen, Follow-ups und Dokumentationen sicher und gewährleisten die Pflege sowie Aktualität relevanter Kontakt- und Informationsdaten
Externe Einladungen bearbeiten Sie strukturiert, koordinieren die laufende Veranstalterkommunikation und bereiten fundierte Teilnahmeentscheidungen vor
Posteingang, Korrespondenzablage und zielgerichtete Informationsweiterleitung innerhalb des Vorstands- und Unternehmensumfelds steuern Sie zuverlässig und diskret
Sie managen interne und externe Anfragen professionell, führen Recherchen eigenständig durch und bereiten Informationen entscheidungsrelevant auf
In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem Assistenzteam des Vorstands gewährleisten Sie durch abgestimmte Prozesse und gegenseitige Vertretung höchste Verlässlichkeit und bringen sich aktiv in die Optimierung von Abläufen und Organisationsstrukturen ein

Ihr Profil:

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene mit
Ein professionelles Kalender- und Terminmanagement in komplexen Organisationsstrukturen beherrschen Sie souverän und agieren dabei stets prioritätensicher sowie lösungsorientiert
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in PowerPoint, Word, Excel und Outlook zeichnen Sie aus; Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen Sie auf Managementniveau
Erfahrung in der strukturierten Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Managementterminen einschließlich Dokumentation und Follow-up-Steuerung bringen Sie fundiert mit
Im Umgang mit sensiblen Informationen agieren Sie jederzeit sicher und gewährleisten eine professionelle Korrespondenz- und Informationssteuerung
Die Bearbeitung und Koordination interner sowie externer Anfragen gehört ebenso zu Ihrem Erfahrungsschatz wie die Durchführung strukturierter Recherchen
Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und eigenständig und behalten auch bei hoher Taktung und dynamischen Veränderungen jederzeit den Überblick
Klar, präzise und adressatengerecht kommunizieren Sie mit internen und externen Stakeholdern unterschiedlicher Hierarchieebenen
Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich; dabei treten Sie verbindlich und professionell auf
Ein ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie ein hohes Qualitätsbewusstsein kennzeichnen Ihre Arbeitsweise
Als verlässlicher Teamplayer*in im Assistenzumfeld tragen Sie aktiv zu abgestimmten Prozessen und einer vertrauensvollen Zusammenarbeit bei
Eigeninitiative, Veränderungsbereitschaft und der Anspruch, Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln, runden Ihr Profil ab

Ihre Vorteile:

Gestaltungsspielraum: Ihre Ideen zählen – bringen Sie sich aktiv ein!
Sinnhafte Arbeit: Wir geben Anschluss – im wahrsten Sinne des Wortes.
Teamspirit: engagiertes Team mit kollegialer Arbeitsatmosphäre
Sonderzahlungen: Weihnachts-, Urlaubsgeld und Leistungsprämie
Erholung: 30 Urlaubstage und 4 Entlastungstage
Weiterentwicklung: Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
Flexibilität: Hybrides Arbeiten, Gleitzeit
Sicherheit: Attraktive faire Vergütung nach dem TV-N sowie unbefristeter Arbeitsvertrag und eine vom Arbeitgeber finanzierte betriebliche Altersvorsorge
Gesundheit: eigener Fitnessraum, Fahrradleasing, Urban Sports Club sowie vielseitige Gesundheitsmaßnahmen
Weitere Benefits: kostenloses Deutschlandticket, vergünstigtes Angehörigenticket, modernes Betriebsrestaurant, Corporate Benefits und vieles mehr

Die Rheinbahn hat sich Chancengleichheit für alle Geschlechter und berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir freuen uns deshalb sehr über Bewerbungen weiblicher Fachkräfte.

Ausdrücklich erwünscht sind auch Bewerbungen von Menschen mit Einwanderungsgeschichte. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt.

Steigen Sie bei uns ein und finden Sie Ihren Anschluss!

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittstermin bequem über unser Online-Bewerbungstool („Jetzt bewerben“) ein. Wir sind gespannt auf Ihre Unterlagen!

Ihre Ansprechperson: Saskia Weißenfels

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